Abrechnungen
Eine Abrechnung ist die Auszahlungsabrechnung eines Marktplatzes: welche Verkäufe, Gebühren, Erstattungen und Reserven er verrechnet hat und welchen Betrag er am Ende überweist. merchantCENTRAL führt die Abrechnungen aller Marktplätze auf einer Seite. Der Connector eines Marktplatzes liefert nur die Rohdaten. Die Einordnung der Zeilen, die Zuordnung zu Ihren gebuchten Belegen, die Kontenzuordnung und die Buchung übernimmt der Hub – für jeden Marktplatz gleich.
Derzeit liefert der Amazon-Connector Abrechnungen.
Amazon: Zusatzmodul AMAZON-SETTLE
Für Amazon sind die Abrechnungen ein eigenes Zusatzmodul des Connectors: AMAZON-SETTLE, 105 € netto je 4 Wochen je Kanal, lizenziert neben dem Modul AMAZON. Ohne diese Lizenz liest der Connector keine Abrechnungen ein, und sein Job gleicht keine ab und bucht keine. Abrechnungen importieren im Amazon-Dashboard prüft die Lizenz und bietet die Demo-Registrierung an, solange das Modul nicht registriert ist.
Seite öffnen
- Über die Suche: Abrechnungen
- Im Amazon-Dashboard → Abrechnungen, gefiltert auf Amazon
- Über die Zeile Nicht gebuchte Amazon-Auszahlungen der Karte Wartet auf Sie im merchantCENTRAL Dashboard (nur mit AMAZON-SETTLE, siehe Amazon)
Die Karte einer Abrechnung öffnen Sie aus der Liste. Die Abrechnungs-Kontenzuordnung erreichen Sie über die Aktion Kontenzuordnung der Liste oder über die Suche.
Ablauf
- Import – Der Connector holt die Auszahlungsberichte des Marktplatzes und legt je Bericht eine Abrechnung mit ihren Zeilen an. Jede Zeile erhält dabei eine Kategorie.
- Zuordnen – Zeilen zuordnen sucht zu jeder Umsatzzeile die gebuchte Verkaufsrechnung oder Verkaufsgutschrift des Marktplatz-Auftrags.
- Buchen – Buchen bucht die Auszahlung: Zahlungen auf die zugeordneten Belege, Gebühren je Sachkonto, einen unerklärten Rest auf das Klärungskonto und die Überweisung auf das Bankkonto.
Bei Amazon kann der Job die Schritte 2 und 3 selbst ausführen (siehe Amazon).
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Importiert. Die Abrechnung bleibt Neu, bis alle ihre Umsatzzeilen einem Beleg zugeordnet sind. Wird eine nicht gebuchte Abrechnung erneut importiert, ersetzt der Import ihre Zeilen und setzt sie wieder auf Neu. |
| Geprüft | Den Wert gibt es; in dieser Version setzt ihn keine Funktion. |
| Zugeordnet | Die Abrechnung hat Umsatzzeilen, und jede davon ist einem gebuchten Beleg zugeordnet. |
| Gebucht | Die Auszahlung ist gebucht. Weder ein erneuter Import noch Zeilen zuordnen ändern die Abrechnung danach, und sie lässt sich nicht ein zweites Mal buchen. |
Abrechnungen (Liste)
Die Liste zeigt die Abrechnungen aller Marktplätze, die neueste Auszahlung zuerst. Sie ist schreibgeschützt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Marktplatzcode | Marktplatz der Abrechnung, z. B. AMAZON. |
| Abrechnungs-ID | Kennung, die der Marktplatz der Abrechnung gegeben hat. |
| Unterkontocode | Unterkonto, zu dem die Auszahlung gehört – bei Amazon der Länder-Marktplatz (DE, FR …). |
| Startdatum / Enddatum | Zeitraum, den die Abrechnung umfasst. |
| Auszahlungsdatum | Tag, an dem der Marktplatz die Auszahlung überwiesen hat. |
| Auszahlungsbetrag | Überwiesener Betrag. |
| Zeilensumme | Summe aller importierten Zeilen. Entspricht sie dem Auszahlungsbetrag, ist die Auszahlung vollständig erklärt. |
| Offene Zeilen | Zeilen, die einem gebuchten Beleg zugeordnet sein sollten und es noch nicht sind. Rot, solange es welche gibt. |
| Status | Siehe Status. |
| Währungscode | Währung der Abrechnung. |
| Gebuchte Belegnr. | Belegnummer der Buchung. |
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilen zuordnen | Sucht zu jeder Umsatzzeile der markierten Abrechnung den gebuchten Beleg (siehe Zuordnung). |
| Buchen | Bucht die Auszahlung (siehe Buchung). Für gebuchte Abrechnungen nicht verfügbar. |
| Kontenzuordnung | Öffnet die Abrechnungs-Kontenzuordnung. |
Abrechnung (Karte)
Die Karte zeigt eine Abrechnung mit ihren Zeilen und ob die Auszahlung aufgeht. Sie ist schreibgeschützt und hat dieselben Aktionen Zeilen zuordnen und Buchen wie die Liste.
| Inforegister | Felder |
|---|---|
| Allgemein | Marktplatzcode, Abrechnungs-ID, Unterkontocode, Status |
| Zeitraum und Auszahlung | Startdatum, Enddatum, Auszahlungsdatum, Auszahlungsbetrag, Währungscode |
| Abstimmung | siehe unten |
| Zeilen | siehe Zeilen |
| Buchung | Gebuchte Belegnr., Buchungsdatum, Gebucht am, Importiert am, Abgeglichen am (Zeitpunkt der letzten Zuordnung) |
Inforegister Abstimmung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilensumme | Summe aller Zeilen. |
| Gemeldete Summe | Summe, die der Marktplatz selbst für die Abrechnung meldet. Weicht die Zeilensumme davon ab, ist der Import unvollständig; der Import vermerkt das als Fehler im Aktivitätsprotokoll. |
| Unerklärter Rest | Zeilensumme minus Auszahlungsbetrag: der Teil der Auszahlung, den die Zeilen nicht erklären. Grün bei 0, sonst hervorgehoben. Beim Buchen geht er auf das Klärungskonto, sofern er die Abrechnungstoleranz nicht überschreitet. |
| Zeilen insgesamt | Anzahl der Zeilen. |
| Offene Zeilen | Wie in der Liste. |
Zeilen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilennr. | Reihenfolge in der Abrechnung. |
| Buchungsdatum (Marktplatz) | Tag, an dem der Marktplatz die Transaktion gebucht hat. |
| Kategorie | Einordnung der Zeile, siehe Kategorien. |
| Transaktionsart | Transaktionsart laut Marktplatz, z. B. Order oder Refund. Standardmäßig ausgeblendet. |
| Betragsart | Betragsart laut Marktplatz, z. B. ItemPrice oder ItemFees. |
| Betragsbeschreibung | Beschreibung laut Marktplatz, z. B. Principal oder Commission. Standardmäßig ausgeblendet. |
| Externe Auftragsnr. | Auftragsnummer des Marktplatzes; über sie sucht die Zuordnung den gebuchten Beleg. |
| Externe Artikelnr. | SKU laut Marktplatz. Standardmäßig ausgeblendet. |
| Menge | Menge laut Marktplatz. Standardmäßig ausgeblendet. |
| Betrag | Betrag der Zeile: Verkäufe positiv, Gebühren und Erstattungen negativ. |
| Zuordnungsstatus | Zugeordnet, Nicht zugeordnet oder Nicht zutreffend – so heißen Zeilen ohne Belegbezug wie Gebühren und Reserven. Den Wert Mehrdeutig setzt die Zuordnung in dieser Version nicht. |
| Zugeordnete Rechnungsnr. / Zugeordnete Gutschriftsnr. | Gebuchte Verkaufsrechnung bzw. Verkaufsgutschrift der Zeile; ein Klick öffnet sie. |
| Zugeordnete Debitorennr. | Rechnungsdebitor des zugeordneten Belegs; auf ihn wird die Zahlung gebucht. Standardmäßig ausgeblendet. |
Kategorien
Beim Import erhält jede Zeile eine Kategorie. Sie entscheidet, ob die Zeile einem Beleg zugeordnet wird oder auf ein Sachkonto geht:
| Kategorie | Behandlung |
|---|---|
| Artikelpreis, Versand, Steuer, Erstattung | Umsatzzeilen. Sie werden einem gebuchten Beleg zugeordnet und mit ihm ausgeglichen. |
| Provision, Fulfillment-Gebühr, Lagergebühr, Werbung, Korrektur, Reserve, Sonstiges | Kosten und Korrekturen. Sie gehen auf das Sachkonto der Kontenzuordnung. |
| Erstattung durch den Marktplatz | Geld, das der Marktplatz für Ware zahlt, die in seinem Lager oder auf dem Weg verloren ging oder beschädigt wurde – bei Amazon die FBA-Erstattungen. Ein Ertrag, kein Kundenbeleg: geht wie eine Gebühr auf das Sachkonto der Kontenzuordnung. |
Wie die Kategorie bestimmt wird
Der Hub sucht in Betragsart, Betragsbeschreibung und Transaktionsart einer Zeile nach Stichwörtern, in dieser Reihenfolge; der erste Treffer gilt:
| Stichwort | Kategorie |
|---|---|
| REIMBURSE, WAREHOUSE_LOST, WAREHOUSE_DAMAGE, COMPENSATED | Erstattung durch den Marktplatz |
| ADVERTIS, SPONSORED | Werbung |
| STORAGE, LAGER | Lagergebühr |
| FBA, FULFILL, SHIPPINGCHARGEBACK | Fulfillment-Gebühr |
| COMMISSION, REFERRAL, FINALVALUE, CLOSINGFEE | Provision |
| RESERVE, CARRYOVER, UNAVAILABLE | Reserve |
| REFUND, RETURN, GUTSCHRIFT | Erstattung |
| TAX, VAT, MWST | Steuer |
| SHIPPING, FREIGHT, VERSAND | Versand |
| PRINCIPAL, ITEMPRICE | Artikelpreis |
| ADJUST | Korrektur |
Trifft nichts zu, wird eine negative Zeile Sonstiges, eine positive Artikelpreis.
Der Amazon-Connector ordnet vorher selbst ein: Enthalten Betragsart oder Betragsbeschreibung PROMOTION, COUPON, GUARANTEECLAIM oder CHARGEBACK, wird die Zeile Korrektur. Ausnahme ist SHIPPINGCHARGEBACK, das nach der Tabelle Fulfillment-Gebühr bleibt.
Zuordnung
Zeilen zuordnen prüft jede Umsatzzeile der Abrechnung neu:
- Eine Zeile der Kategorie Erstattung sucht zuerst eine gebuchte Verkaufsgutschrift zu ihrem Auftrag. Gibt es keine, wird sie wie alle anderen Umsatzzeilen der gebuchten Verkaufsrechnung zugeordnet.
- Die Rechnung findet der Hub über den Marktplatz-Auftrag und dessen Verkaufsauftrag, bei älteren Belegen über die Marktplatz-Auftragsnummer auf dem gebuchten Beleg oder über die Externe Belegnummer. Gibt es mehrere, nimmt die Zuordnung die mit der höchsten Belegnummer.
- Eine Zeile ohne Auftragsnummer oder ohne gebuchten Beleg bleibt Nicht zugeordnet und zählt zu den Offenen Zeilen.
Sind danach alle Umsatzzeilen zugeordnet, erhält die Abrechnung den Status Zugeordnet. Eine Meldung nennt die zugeordneten Zeilen, die Zeilen ohne Beleg und die Zeilen ohne Belegbezug (Gebühren, Reserven); das Ergebnis steht auch im Aktivitätsprotokoll. Gebuchte Abrechnungen bleiben unverändert.
Buchung
Buchen fragt nach („Abrechnung … mit einer Auszahlung von … buchen?") und prüft, bevor irgendetwas gebucht wird:
- ob die Einrichtung vollständig ist – sonst nennt die Meldung das fehlende Feld;
- ob der Unerklärte Rest die Abrechnungstoleranz einhält. Überschreitet er sie, bricht die Buchung mit Auszahlung geht nicht auf ab; die Meldung nennt Zeilensumme, Auszahlungsbetrag, Rest und Toleranz und, falls es welche gibt, die Zahl der offenen Zeilen.
Erst danach bucht der Hub. Gegenkonto jeder Buchung ist das Abrechnungs-Geldtransitkonto des Marktplatzes:
| Was | Wohin |
|---|---|
| Zugeordnete Zeilen, je Beleg zusammengefasst | Eine Zahlung an den Debitor des Belegs, ausgeglichen mit der Rechnung – bei einer Gutschrift eine Erstattung, ausgeglichen mit der Gutschrift. |
| Alle übrigen Zeilen: Gebühren, Reserven, Korrekturen, Erstattungen durch den Marktplatz und Umsatzzeilen ohne Beleg | Je Sachkonto der Kontenzuordnung eine Buchung; Zeilen ohne passende Zuordnung auf das Klärungskonto. |
| Unerklärter Rest | Klärungskonto. |
| Auszahlungsbetrag | Abrechnungs-Bankkonto des Marktplatzes. |
Ist die Auszahlung vollständig erklärt, steht das Geldtransitkonto danach für diese Abrechnung auf null.
Buchen setzt keine vollständige Zuordnung voraus: Umsatzzeilen ohne Beleg werden nicht als Zahlung auf eine Rechnung gebucht, sondern wie Gebühren über die Kontenzuordnung oder auf das Klärungskonto. Prüfen Sie deshalb vor dem Buchen die Offenen Zeilen, wenn jede Zahlung mit ihrer Rechnung ausgeglichen werden soll.
Einzelheiten der Buchung:
- Belegnummer: Marktplatzcode und Abrechnungs-ID, z. B.
AMAZON-12345678901, gekürzt auf 20 Zeichen. Die Externe Belegnummer ist die Abrechnungs-ID. - Buchungsdatum: das Auszahlungsdatum – so lässt sich die Bankbuchung gegen den Kontoauszug abstimmen. Fehlt es, das Enddatum, sonst das Arbeitsdatum.
- Währung: die der Abrechnung, wenn sie nicht die Mandantenwährung ist.
- Buchungstexte: Auszahlung <ID> - Rechnung <Nr.>, … - Gutschrift <Nr.>, … - <Sachkontonr.>, … - unerklärter Rest, … - Banküberweisung.
- Gebucht wird direkt; im Abrechnungs-Buch.-Blatt entstehen keine Zeilen.
- Danach steht die Abrechnung auf Gebucht mit Gebuchte Belegnr., Buchungsdatum und Gebucht am; das Aktivitätsprotokoll erhält einen Eintrag, und eine Meldung nennt die Zahl der gebuchten Zeilen.
Abrechnungs-Kontenzuordnung
Hier legen Sie je Marktplatz fest, auf welches Sachkonto eine Kategorie gebucht wird – damit Provisions-, Fulfillment-, Lager- und Werbekosten getrennt auswertbar bleiben. Was keine Zuordnung hat, geht auf das Klärungskonto.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Marktplatzcode | Marktplatz, für den die Zeile gilt. |
| Kategorie | Kategorie, die auf das Sachkonto gebucht wird. |
| Betragsart-Filter | Leer: Die Zeile gilt für die ganze Kategorie. Mit einer Betragsart gefüllt – genau so geschrieben wie in der Spalte Betragsart der Abrechnungszeilen –, gilt sie nur für Zeilen dieser Betragsart und hat Vorrang vor der Zeile ohne Filter. So teilen Sie eine Kategorie weiter auf. |
| Sachkontonr. | Sachkonto, auf das die Beträge gebucht werden. Nur Buchungskonten, die nicht gesperrt sind. |
| Beschreibung | Freier Text zur Zeile. Die Buchung übernimmt ihn in dieser Version nicht; der Buchungstext nennt die Sachkontonummer. |
Zuordnungen für die Umsatzkategorien (Artikelpreis, Versand, Steuer, Erstattung) wirken nur auf Zeilen, die keinem Beleg zugeordnet wurden.
Einrichtung
Import und Zuordnung brauchen keine Einrichtung im Hub. Zum Buchen braucht der Hub diese Felder:
| Feld | Wo | Zweck |
|---|---|---|
| Abrechnungs-Buchungsblattvorlage, Abrechnungs-Buchungsblattname | merchantCENTRAL-Einrichtung | Fibu-Buch.-Blatt, mit dem gebucht wird. |
| Abrechnungs-Klärungskonto | merchantCENTRAL-Einrichtung | Sachkonto für Beträge ohne Beleg und ohne Kontenzuordnung, etwa Reserven und Rundungsdifferenzen, und für den unerklärten Rest. |
| Abrechnungstoleranz | merchantCENTRAL-Einrichtung | Wie groß der unerklärte Rest einer Auszahlung höchstens sein darf, als Betrag. Liegt er darüber, wird die Auszahlung gar nicht gebucht. Standard: 0. |
| Abrechnungs-Bankkonto | je Marktplatz | Sachkonto, auf das die Auszahlung gebucht wird. |
| Abrechnungs-Geldtransitkonto | je Marktplatz | Sachkonto, das das Geld zwischen Verkauf und Auszahlung hält; Gegenkonto jeder Buchung. |
Keine Seite für diese Felder
In dieser Version zeigt keine Seite diese Felder – weder die merchantCENTRAL-Einrichtung noch die Marktplatz-Karte. Solange eines fehlt, bricht Buchen mit einer Meldung ab, die das Feld nennt und die merchantCENTRAL-Einrichtung bzw. die Marktplätze öffnet; dort steht es aber nicht. Füllen lassen sich die Felder derzeit nur außerhalb der Seiten, z. B. mit einem Konfigurationspaket für die Tabellen 73334576 merchantCENTRAL Setup und 73334575 Marktplatz.
Auch die Abrechnungstoleranz hat keine Seite und steht deshalb auf 0: Gebucht werden nur Auszahlungen, deren Zeilen genau den Auszahlungsbetrag ergeben. Der Hinweis der Fehlermeldung, die Toleranz in der merchantCENTRAL-Einrichtung zu erhöhen, lässt sich dort nicht umsetzen.
Amazon
Import. Der Amazon-Connector liest die Abrechnungsberichte, die Amazon selbst erstellt (GET_V2_SETTLEMENT_REPORT_DATA_FLAT_FILE, etwa alle 14 Tage), für jeden Marktplatz, an dem das Konto teilnimmt. Jeder Bericht wird eine Abrechnung; Unterkontocode ist der Länder-Marktplatz, Auszahlungsbetrag und Gemeldete Summe sind die Gesamtsumme des Berichts, Auszahlungsdatum ist sein Auszahlungstag. Der erste Import liest so weit zurück, wie Abrechnungs-Rückblick (Tage) (Standard 90) in den Amazon-Einstellungen festlegt; spätere Importe lesen nur Berichte, die seit dem letzten Lauf entstanden sind. Einen Bericht zu einer bereits gebuchten Abrechnung überspringt der Import.
Von Hand. Abrechnungen importieren im Amazon-Dashboard importiert nach einer Rückfrage und meldet, wie viele Abrechnungen importiert, schon bekannt oder nicht lesbar waren. Zuordnen und buchen Sie danach auf dieser Seite.
Per Job. Den Job SETTLEMENTS (Abrechnungsimport, täglich) legt Automatisierung einrichten auf der Amazon-Verwaltung an, wenn AMAZON-SETTLE lizenziert ist. Nach jedem Import ordnet er alle Amazon-Abrechnungen mit Status Neu neu zu. Ist in den Amazon-Einstellungen Abrechnungen automatisch buchen eingeschaltet, bucht er danach jede noch nicht gebuchte Amazon-Abrechnung, deren Auszahlungsdatum erreicht ist – jede für sich, sodass eine, die nicht gebucht werden kann, die anderen nicht aufhält. Sie bleibt offen, und der Grund steht im Amazon-Aktivitätsprotokoll (Settlement … wurde nicht automatisch gebucht: …).
Automatisch gebucht wird auch ohne vollständige Zuordnung
Bei Amazon ist der Auszahlungsbetrag die Summe, die der Bericht selbst nennt. Ist der Bericht vollständig importiert, ist der unerklärte Rest deshalb 0 – auch dann, wenn Umsatzzeilen noch keinem Beleg zugeordnet sind, etwa weil die Rechnung noch nicht gebucht ist. Solche Zeilen bucht der Job wie oben beschrieben über die Kontenzuordnung oder auf das Klärungskonto, nicht als Zahlung auf die Rechnung.
Überwachung. Mit AMAZON-SETTLE zeigt die Karte Wartet auf Sie im merchantCENTRAL Dashboard die Zeile Nicht gebuchte Amazon-Auszahlungen: Amazon-Abrechnungen, die drei Tage nach dem Auszahlungsdatum noch nicht gebucht sind. Ein Klick öffnet sie in dieser Liste.