Rechnungsprüfung
Meldet ein Lieferanten-Connector eine Rechnung, prüft Trading sie gegen den bestellten Wert. Das ist die dritte Seite des Abgleichs — nach der Bestellung selbst und dem Wareneingang.
Was verglichen wird
Abweichung % = (Rechnungsbetrag − Einstandskosten) ÷ Einstandskosten × 100
Verglichen wird gegen die Einstandskosten des Laufs — also gegen das, was Trading bei der Entscheidung zugrunde gelegt hat, inklusive Fracht und Versicherung.
Der Betrag ist netto
Die Connectoren melden den Nettobetrag. Ein Bruttobetrag ließe jede Rechnung um den Mehrwertsteuersatz abweichen und machte die Prüfung wertlos — bei 19 % würde jede einzelne Rechnung als Abweichung gemeldet.
Wenn plötzlich alle Rechnungen eines Lieferanten um denselben Prozentsatz abweichen, ist das der erste Verdacht.
Nur die teure Richtung
Gemeldet wird ausschließlich, wenn die Rechnung den bestellten Wert überschreitet.
Eine Rechnung unter Auftragswert ist ein Rabatt, kein Problem. Sie zu melden würde Anwender daran gewöhnen, die Warnung wegzuklicken — und damit genau die Fälle übersehen lassen, auf die es ankommt. Die Abweichung wird trotzdem festgehalten, mit negativem Vorzeichen.
Die Toleranz
Max. Rechnungsabweichung % in der Trading-Einrichtung legt fest, wie weit eine Rechnung abweichen darf, bevor sie gemeldet wird.
| Wert | Wirkung |
|---|---|
0 |
Jede Abweichung nach oben wird gemeldet — auch ein Cent |
2 (Standard) |
Fracht, Rundung und Entsorgungsbeiträge treffen selten den Cent; kleine Differenzen sind normal |
Die Grenze ist einschließend: Bei einer Toleranz von 2 % ist eine Abweichung von genau 2 % noch in Ordnung.
Die Ergebnisse
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht geprüft | Noch keine Rechnung gemeldet |
| Stimmt überein | Innerhalb der Toleranz — oder günstiger als bestellt |
| Abweichung | Über der Toleranz |
| Kein Bezug | Trading kennt die Bestellung, hat sie aber nie kalkuliert |
„Kein Bezug" ist kein Fehler, aber auch kein Freibrief
Das entsteht bei Bestellungen, die Trading zwar zugeordnet sind, für die es aber keine Einstandskosten gibt — etwa bei einem Lauf, der vor einer Einrichtungsänderung entstand.
Die Rechnung wird dann nicht stillschweigend als korrekt durchgewinkt, sondern erscheint auf der Kachel Rechnungsabweichungen: Eine Rechnung, die niemand geprüft hat, soll nicht wie eine geprüfte aussehen.
Korrigierte Rechnungen
Meldet ein Connector zu derselben Bestellung erneut eine Rechnung, wird neu geprüft. Eine korrigierte Rechnung räumt eine frühere Abweichung wieder ab.
Connectoren melden Korrekturen üblicherweise als neue Meldung zur selben Bestellnummer — die Prüfung ist deshalb wiederholbar angelegt und kein einmaliges Urteil.
Rechnungen fremder Bestellungen
Meldet ein Connector eine Rechnung zu einer Bestellung, die Trading nicht angelegt hat, passiert nichts. Trading prüft ausschließlich, was es selbst zu verantworten hat.
Wo Sie es sehen
- Kachel „Rechnungsabweichungen" — Anzahl der Fälle, Klick öffnet die Liste
- Am Lauf — Felder Rechnungsbetrag, Rechnungsabweichung % und Rechnungsabgleich
- Im Aktivitätsprotokoll — jede Abweichung wird mit Rechnungsnummer, bestelltem und berechnetem Betrag festgehalten