Belegrücklauf

Der Belegrücklauf holt die Antworten der Distributoren — Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnung — von ITscope ab und schreibt sie, je nach Schalterstellung, in Ihre Einkaufsbestellung. ITscope stellt nichts zu; eine Aufgabe in der Aufgabenwarteschlange fragt regelmäßig nach. Der Belegrücklauf setzt eingeschaltete API-Funktionen (Preview) voraus.

Die Aufgabe

Eigenschaft	Wert
Beschreibung	ITscope - Belegrücklauf
Codeunit	`ALN MCIS Job Runner`
Intervall	Belegrücklauf-Intervall (Minuten), Standard 60, mindestens 5
Zeitfenster	Montag bis Freitag, 06:00 bis 20:00
Wiederholungen	3 Versuche, 60 Sekunden Abstand

Einschalten: ITscope-Einstellungen → Belegrücklauf aktivieren, dann Aufgabenwarteschlange anlegen/aktualisieren. Dieselbe Aktion übernimmt ein geändertes Intervall. Ist der Belegrücklauf ausgeschaltet, hält sie den Posten an, statt ihn zu löschen. Die Aufgabe läuft nur, solange ITscope eingeschaltet und lizenziert ist.

Jeder Lauf kostet API-Kontingent

Ein Lauf fragt je offener Bestellung einmal den Deal-Status ab und ruft nur Dokumente ab, die noch nicht archiviert sind. Trotzdem summiert sich das: Im Zeitfenster der Aufgabe kostet ein 15-Minuten-Takt rund 1.200 Aufrufe im Monat je offener Bestellung, der Standard von 60 Minuten rund 300. Wählen Sie das Intervall mit Blick auf Ihr Kontingent — den Verbrauch zeigt die API-Nutzung.

Was ein Lauf tut

Nicht über den Connector gesendete Bestellungen finden — siehe unten.
Je offener Bestellung:
1. Den Deal-Status abfragen. Die Antwort listet die Dokumente des Vorgangs; meldet ITscope den Vorgang als storniert, geht die Bestellung auf Storniert.
2. Neue Dokumente abholen — jedes genau einmal.
3. Jedes Dokument im Original in den Belegdokumenten ablegen und in einer eigenen Transaktion verarbeiten. Ein fehlerhaftes Dokument hält die übrigen nicht auf; der Grund steht am Dokument.
4. Die Belegautomatik anwenden.
5. Neue Rechnungen im Dreiwegeabgleich des Hubs prüfen.
Protokollieren — was die Automatik geändert oder beanstandet hat, und jeden Fehler, als Zeile im Aktivitätsprotokoll. Ein Lauf ohne Ereignis schreibt nichts.

Scheitert eine Bestellung, macht der Lauf mit der nächsten weiter. Denselben Durchgang für eine einzelne Bestellung startet Belege jetzt synchronisieren auf der Bestellliste oder der Einkaufsbestellung.

Die Dokumente

Dokument	Inhalt
Auftragsbestätigung	Bestätigte Mengen, Preise und Liefertermine je Position und die Auftragsnummer des Distributors. Eine bestätigte Menge 0 bedeutet Stornierung der Position
Lieferavis	Je Lieferung der Lieferschein mit den versendeten Mengen, Sendungsnummern mit Versanddienstleister und Tracking-Link sowie Seriennummern
Rechnung	Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge sowie Zu- und Abschläge — Fracht, Versicherung, Verpackung, Recycling und andere. Gutschriften werden als solche erkannt

Sendungsnummern gibt der Connector an die Tracking-Brücke des Hubs weiter — jedes Paket jeder Lieferung, mit dem Versanddienstleister aus dem Lieferavis. Der Hub meldet sie an den verknüpften Verkaufs- bzw. Marktplatzauftrag. Testbestellungen melden nichts.

Welche Bestellungen abgefragt werden

Abgefragt werden Bestellungen in den Status Bestellung gesendet, Senden unbestätigt, Bestätigt, Abweichung erkannt, Teilweise versandt, Versandt und Fakturiert. Eine Bestellung verlässt die Abfrage,

wenn sie erledigt ist: fakturiert, die Einkaufsbestellung vollständig berechnet (oder gebucht und damit gelöscht), jede Rechnung abgeglichen und jedes Dokument verarbeitet — oder
wenn 90 Tage lang kein neues Dokument gekommen ist. Was danach noch offen ist, ist ein Fall für einen Menschen; Belege jetzt synchronisieren holt die Bestellung jederzeit von Hand.

Eine Bestellung im Status Senden unbestätigt klärt die Statusabfrage: Kennt ITscope unter der eigenen Bestellnummer genau einen Vorgang, geht die Bestellung auf Bestellung gesendet. Kennt ITscope zehn Minuten nach dem Senden keinen, geht sie auf Bestellung fehlgeschlagen — der Auftrag ist nicht angekommen und kann erneut gesendet werden. Bei mehreren Vorgängen oder einer unlesbaren Antwort bleibt sie stehen, bis ein Mensch nachsieht.

Bestellungen, die nicht über den Connector gesendet wurden

Nicht jede Bestellung geht über den Connector an ITscope. Im Modus Nur Warenkorb vorbereiten bestellt ein Mensch in ITscope, und die Bestellnummer des Connectors erreicht den Vorgang nie; auch eine sendebereite Bestellung kann jemand direkt in ITscope aufgeben. Vor den bekannten Bestellungen fragt jeder Lauf ITscope deshalb einmal nach den Deals, die sich seit dem vorigen Lauf geändert haben, und ordnet sie zu:

Der Deal …	wird zugeordnet an
trägt die Bestellnummer des Connectors oder die Nummer der Einkaufsbestellung	die wartende Bestellung — auch eine sendebereite, fehlgeschlagene oder unbestätigte
wurde aus einem vorbereiteten Warenkorb bestellt	die Bestellung dieses Warenkorbs
trägt die Nummer einer Einkaufsbestellung ohne ITscope-Vorgang	diese Einkaufsbestellung, wenn ihrem Kreditor ein ITscope-Distributor zugeordnet ist

Die Bestellung geht dann auf Bestellung gesendet — ab dann läuft der Belegrücklauf wie bei jeder gesendeten Bestellung. Eine fehlgeschlagene oder unbestätigte Sendung, die doch angekommen ist, wird so nicht ein zweites Mal gesendet. Testbestellungen und bereits zugeordnete Deals bleiben unberührt.

Die Suche kostet etwa einen Aufruf je Lauf. Der Suchzeitraum (Tage) (Standard 90) begrenzt, wie weit der erste Lauf und ein Lauf nach längerer Pause zurückreicht; 0 schaltet die Suche ab.

Belegautomatik

Die Schalter in den ITscope-Einstellungen steuern, was der Lauf aus den gemeldeten Daten in Ihre Belege schreibt:

Schalter	Standard	Wirkung
Bestellung automatisch aktualisieren	an	Schreibt die zugesagten Liefertermine als Zugesagtes Wareneingangsdatum der Zeilen, die Lieferscheinnummer der fälligen Lieferung als Kreditorenlieferungsnr. und aus der Rechnung Kreditorenrechnungsnr. und Fälligkeitsdatum — diese Werte überschreiben abweichende Einträge. Die Auftragsnummer des Distributors kommt als Kreditorenbestellnr. nur in ein leeres Feld; ein Handeintrag bleibt. Das Rechnungsdatum wird Buchungs- und Belegdatum, sobald keine Zeile mehr Ware erwartet
Bestellmengen automatisch aktualisieren	an	Mengen folgen der Bestätigung nach unten, bis hin zur Stornierung. Nur gemeldet werden eine höhere bestätigte Menge und Kürzungen an bereits gelieferten oder berechneten Zeilen, an Zeilen mit verknüpftem Verkaufsauftrag oder zugewiesenen Seriennummern und an Positionen, die mehrere Bestellzeilen treffen
Zeilenbeträge automatisch korrigieren	an	Einkaufspreise folgen Auftragsbestätigung und Rechnung
Seriennummern automatisch zuweisen	an	Seriennummern aus dem Lieferavis als Artikelverfolgung an der Bestellzeile; im Streckengeschäft auch an der verknüpften Verkaufszeile
Versandkosten automatisch anlegen	an	Zu- und Abschläge der Rechnung als Zu-/Abschlagszeilen mit automatischer Zuweisung — Fracht auf den Zu-/Abschlagsartikel Versand, Versicherung auf den Versicherungs-Zuschlagsartikel, alles Übrige auf den Sonstigen Zuschlagsartikel. Ist der Versicherungs-Artikel leer, bucht die Versicherung auf den sonstigen; ist der sonstige leer, auf den Versand-Artikel
Verkaufs-Warenausgangsdatum autom. aktualisieren	an	Das geplante Warenausgangsdatum des verknüpften Verkaufsauftrags folgt dem Liefertermin des Distributors
Wareneingang automatisch buchen	aus	Bucht den Wareneingang für die gemeldeten Liefermengen
Rechnung automatisch buchen	aus	Bucht die Einkaufsrechnung, sobald der Dreiwegeabgleich bestätigt, dass Rechnung, Bestellung und Wareneingang übereinstimmen. Setzt voraus, dass die Kreditorenrechnungsnr. auf der Bestellung steht — also Bestellung automatisch aktualisieren

Was sich an einer bestätigten Bestellung nicht korrigieren lässt, setzt sie auf Abweichung erkannt. Spätere Abweichungen — etwa aus der Rechnung — ändern den Status nicht mehr; sie stehen im Aktivitätsprotokoll.

Freigegebene Bestellungen

Muss die Automatik eine freigegebene Bestellung ändern, öffnet sie den Beleg und gibt ihn danach wieder frei. Belege in einer Genehmigung oder mit Vorauszahlung bleiben unangetastet.

Wareneingang

Auch mit ausgeschaltetem Wareneingang automatisch buchen bereitet der Connector den Wareneingang vor: Die Bestellzeilen tragen dann die tatsächlich gelieferte Menge statt der ganzen Restmenge, und wer vor dem Buchen prüft, findet sie dort. Mit eingeschaltetem Schalter bucht der Connector selbst:

je Lieferschein ein Wareneingang — eine zweite Lieferung derselben Bestellung wird unter ihrem eigenen Lieferschein gebucht. Kommen zwei Lieferavise vor demselben Lauf an, bucht er sie gemeinsam. Die Lieferscheinnummer steht nur mit Bestellung automatisch aktualisieren auf der Bestellung,
zum Versanddatum des Lieferavis, wenn es höchstens sieben Tage zurückliegt und nicht in der Zukunft liegt; sonst — oder wenn das Lieferavis keines nennt — zum Arbeitsdatum,
nie doppelt: Welche Lieferscheine schon gebucht sind, liest der Connector aus den vorhandenen Wareneingängen — auch aus von Hand gebuchten.

Rechnung und Gutschrift

Rechnung automatisch buchen bucht nur nach bestandenem Dreiwegeabgleich Bestellung – Wareneingang – Rechnung; dafür muss Bestellung automatisch aktualisieren die Kreditorenrechnungsnr. geschrieben haben. Gutschriften werden erkannt, aber nie automatisch gebucht. Beginnen Sie mit beiden Buchungsschaltern aus, prüfen Sie einige Bestellungen von Hand und schalten Sie erst dann ein.

Testbestellungen

Bestellungen an den Test-Distributor durchlaufen den Belegrücklauf wie echte — ihre Dokumente werden abgeholt und archiviert —, aber die Belegautomatik und der Rechnungsabgleich überspringen sie. Eine Testbestellung erreicht nie die Einkaufsbestellung, den Verkaufsauftrag oder eine Buchung.

Überwachung

Dashboard — die Kennzahlen Abweichungen und Sync-Fehler (24 h) und die Karte Verbindung und Sync mit Intervall und letztem Beleg.
Aktivitätsprotokoll des Hubs — je Bestellung und Lauf eine Zeile, wenn die Automatik etwas geändert oder beanstandet hat, und jeder Fehler mit vollständigem Text.
ITscope-Bestellungen — die Spalte Fehlermeldung und der Status je Bestellung.
Belegdokumente — Verarbeitet und Verarbeitungsfehler je Dokument.