Datenschutz-Cockpit

Das Cockpit beantwortet drei Fragen an einer Stelle: Was räumt merchantCENTRAL von selbst auf, was wartet auf Ihre Entscheidung, und wie lange werden Marktplatzdaten aufbewahrt.

Dahinter steht eine Trennlinie, die sich durch das ganze Thema zieht:

Kopien, die die Anwendung für ihre eigene Arbeit angelegt hat, werden ohne Rückfrage bereinigt. Eine Aufbewahrungsfrist ist nichts, was ein Mandant im Kopf behalten sollte.
Ihre eigenen Stammdaten werden gezählt und erklärt, aber nicht angefasst. Sie entscheiden und Sie starten.
Gebuchte Belege bleiben unberührt. Immer.

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Über Tell Me → Datenschutz-Cockpit, über die Unterstützte Einrichtung (Datenschutz und Marktplatz-Richtlinien entscheiden) oder über die Zeile Datenschutz-Entscheidungen in der Karte Wartet auf Sie auf dem Dashboard.

Wartet auf Ihre Entscheidung

Kachel	Was dahintersteckt
Kann anonymisiert werden	Debitoren, die ein Marktplatz-Import angelegt hat, deren Frist abgelaufen ist und die keine offenen Belege führen.
Ungeklärte Herkunft	Debitoren mit einer Marktplatz-Kundennummer, aber ohne erfasste Herkunft — Altbestand aus der Zeit vor der Herkunftserfassung und Treffer auf eine Nummer aus einem anderen Import. Sie werden nie automatisch anonymisiert.
Dienstleister ohne Begrenzung	Versanddienstleister, die bei jeder Sendung Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Empfängers erhalten.

Warum Debitoren nicht automatisch anonymisiert werden

Ein Debitor ist Ihr Stammdatensatz, kein Nebenprodukt des Imports. An ihm hängen gebuchte Rechnungen und Lieferungen, und was mit ihm geschieht, ist eine kaufmännische Entscheidung. merchantCENTRAL sagt Ihnen, welche Datensätze die Frist überschritten haben, und erledigt es auf Knopfdruck — aber nicht über Nacht.

Was beim Anonymisieren passiert

Geleert werden Name, Adresse, Telefon, E-Mail, USt-IdNr. und Marktplatz-Kundennummer auf dem Debitor und seinen Kontakten.

Gelöscht wird nichts. Der Debitor bleibt bestehen, damit gebuchte Rechnungen und Lieferungen weiter daran hängen können. Die Belege behalten ihre eigene Kopie der Adresse — dafür gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, und die ist in jeder Marktplatz-Richtlinie ausgenommen.

Gesperrt ist die Anonymisierung, solange ein offener Verkaufsbeleg oder ein offener Posten existiert. Eine unbezahlte Rechnung blockiert sie bis zum Ausgleich.

Debitoren, die es vorher schon gab

Ein langjähriger Firmenkunde, der einmal über einen Marktplatz bestellt, behält alles — seine Stammdaten kamen aus einer anderen Quelle. Nur die Marktplatz-Kundennummer wird entfernt. Der vom Import angelegte Käuferkontakt an diesem Debitor wird trotzdem anonymisiert: Dessen Daten kamen sehr wohl vom Marktplatz.

Läuft von selbst

Kachel	Was passiert
Fällige Etiketten	Versandetiketten zugestellter Sendungen jenseits der Frist. Ein nächtlicher Lauf leert Adresse, Kontaktdaten und die Etikett-, Retouren-, Zoll- und QR-Belege.
Fällige Auftragsdaten	Marktplatz-Aufträge jenseits der Frist. Derselbe Lauf leert Käuferdaten, Rohdaten und Verarbeitungsprotokoll.

Was bleibt: Sendungsnummer, Tracking-URL, Sendungsverlauf mit Zeiten und Orten, Gewichte, Referenzen — und bei Aufträgen Nummern, Daten, Beträge und Status. Eine Sendung bleibt nachvollziehbar, nachdem ihr Empfänger nicht mehr daraus zu lesen ist.

Derselbe nächtliche Lauf ruft die Connectoren auf, die eigene Kopien halten — etwa Abholaufträge von Versanddienstleistern oder bei Kaufland die Aufträge, Retouren, Tickets und Versandetiketten des Connectors. Das Aktivitätsprotokoll nennt ihre Summe in einer eigenen Zeile.

Etikett-PDFs sind danach weg

Nach Ablauf der Frist lässt sich kein Retourenetikett mehr aus dem Archiv ziehen. Wenn Sie Etiketten länger brauchen, setzen Sie die Frist höher — das ist Ihre Entscheidung und Ihr Risiko gegenüber der Marktplatz-Richtlinie.

Aufbewahrungsfristen

Frist	Zählt ab	Standard
Aufbewahrung Stammdaten	letzter Auftrag, letzter gebuchter Posten oder Anlage durch den Import — je nachdem was später liegt	30 Tage
Aufbewahrung Versandetiketten	Zustellung laut Tracking-Ereignis; ohne Zustellmeldung das letzte Lebenszeichen der Sendung	30 Tage
Aufbewahrung Auftragsdaten	Auftragsdatum eines abgeschlossenen Auftrags	30 Tage
Aufbewahrung unfertiger Aufträge	Auftragsdatum, Import-Stempel oder Anlagezeitpunkt	90 Tage

Die 30 Tage sind der Vorschlag der Marktplatz-Richtlinien, keine gesetzliche Pflicht. Kürzer ist immer zulässig. Länger ist Ihre Entscheidung.

Warum unfertige Aufträge länger behalten werden

Ein im Import hängengebliebener Auftrag ist keine Ausnahme von der Frist, nur ein Grund, länger zu warten, bevor man ihn für erledigt erklärt.

Aktionen

Aktion	Wirkung
Debitoren-Stammdaten anonymisieren	Anonymisiert alle Debitoren, deren Frist abgelaufen ist. Mit Rückfrage und Ergebnismeldung.
Zugestellte Versandetiketten jetzt bereinigen	Startet den nächtlichen Lauf sofort. Nützlich für einen Nachweis-Screenshot.
Einstellungen der Versanddienstleister	Öffnet die Dienstleisterliste, in der Sie je Dienstleister entscheiden, wann Empfängerdaten weitergegeben werden — siehe Versanddienstleister-Karte.

Die Erinnerung auf dem Dashboard

Sobald etwas auf eine Entscheidung wartet, meldet sich das Dashboard einmal beim Öffnen. Die Meldung lässt sich um 30 Tage vertagen, aber nicht dauerhaft abschalten: Eine Marktplatz-Richtlinie ist nichts, was man endgültig wegklickt. Bis wann sie still bleibt, steht im Cockpit.

Die fälligen Etiketten und Auftragsdaten zählen dort bewusst nicht mit — sie erledigen sich selbst, und eine Erinnerung an etwas, das ohnehin passiert, lehrt nur, Erinnerungen zu ignorieren.